Pemeliharaan

Maksud penyimpanan data-data dan hasil Pengukuran dan Pemetaan adalah agar data dan hasil ukuran yang berfungsi Dokumen dapat terawat dengan baik, sehingga dapat digunakan kembali apabila akan dipakai di kemudian hari. Sedangkan tujuannya adalah membuat sistem pengarsipan dokumen yang berhubungan dengan pengukuran dan pemetaan secara rapi dan teratur dalam rangka tercapainya pelaksanaan Catur Tertib Pertanahan. Dokumen yang harus disimpan adalah data dan hasil dalam pelaksanaan pembuatan :

1. Titik Dasar Teknik
2. Peta Dasar Pendaftaran
3. Gambar Ukur
4. Peta Bidang Tanah
5. Peta Pendaftaran Tanah
6. Surat Ukur

Dokumen dimaksud dapat berupa soft copy misalnya disdet atau CD ROM dan berupa hard copy misalnya peta atau print out dan berupa buku misalnya buku tugu dan data/hasil hitungan yang telah dijilid.

A. Titik Dasar Teknik

Hasil dari pembuatan titik dasar teknik ialah Buku tugu, Peta Dasar Teknik, data dan hasil hitungan serta peta rencana.

A1. Buku Tugu

Buku tugu yang telah dijilid untuk setiap 50 (lima puluh) titik dasar teknik, disimpan dalam lemari buku. Letak dan susunannya disesuaikan dengan orde titik dasar teknik. Titik dasar teknik orde yang sama disatukan dan disusun berdasarkan urutan nomor. Untuk keperluan penataan administrasi, maka setiap titik dasar teknik harus dicatat pada daftar koordinat. Daftar koordinat dimaksud adalah DI.106 lampiran nomor 39. Pengisian kolom DI. 106 sebagai berikut :

a. Kolom 1. diisi dengan nomor urut pencatatan

b. Kolom 2. diisi dengan nomor titik dasar teknik

c. Kolom 3. diisi sesuai angka ordenya.

d. Kolom 4. diisi dengan kata “lokal” apabila sistem koordinat belum diikatkan pada sistem Nasional.

e. Kolom 5. diisi dengan kata “Nasional” apabila titik dasar tekniknya sudah dalam sistem nasional “ – “ apabila titik dasar teknik belum dalam sistem nasional

f. Kolom 6. diisi dengan harga koordinat X (absis) dalam satuan meter dan ditulis dengan 2 (dua ) desimal dibelakang koma, misalnya 38576,78

g. Kolom 7. diisi dengan harga koordinat Y (ordinat) dalam satuan meter dan ditulis dengan dua dibelakng koma, misalnya 290645,87

h. Kolom 8. diisi dengan harga lintang titik lengkap dengan penulisan satuan sudut yaitu derajat (°), menit ( ‘ ) dan detik ( “ ) ditambah penulisan U atau S sesuai dengan lintangnya. Harga satuan sudut dalam detik tanpa menyertakan desimal dibelakang koma, misalnya 4 ° 12 ‘ 17 “ U.

i. Kolom 9. diisi dengan harga bujur titik lengkap dengan penulisan satuan sudut yaitu derajat (°), menit ( ‘ ), dan detik ( “ ) ditambah dengan penulisan B atau T sesuai dengan harga bujur. Harga satuan sudut dalam detik tanpa menyertakan desimal di belakng koma, misalnya : 111 ° 29 “ 10 ‘ T.

j. Kolom 10. diisi dengan nomor lembar peta dimana titik dasar teknik bersangkutan berada, misalnya : 48/XIL. II.A

k. Kolom 11. diisi apabila ada atau hal lain yang dianggap perlu misalnya : “ Dibuat tahun 1996 “.

A.2. Peta Dasar Teknik

Peta dasar teknik disimpan dalam lemari peta. Jika peta dasar teknik menggunakan peta topografi, maka penyimpanan disusun berdasarkan urutan nomor titik dasar teknik yang ada pada tiap lembar. Jika peta dasar teknik dibuat bukan pada peta tofografi, maka penyusunan dibuat berdasarkan satuan wilayah. Setiap adanya perubahan pada teknik dasar teknik harus dicatatkan pada peta dasar teknik. Pencatatan dilakukan dengan cara menggambarkan titik tersebut di peta dasar teknik sesuai dengan posisi sebenarnya di lapangan, dan menuliskan nomor yang baru. Nomor titik yang lama dihapus dengan cara mencoret.

A.3. Data Ukuran

Data ukuran titik dasar teknik dapat berupa data dijital dan print out atau dalam bentuk daftar isian. Data dalam bentuk dijital disimpan pada CD ROM atau disket yang disimpan dalam dalam kotak disket dan harus dibuatkan back upnya. Setiap data yang ada dalam disket diberi label dengan mencantumkan orde titik dasar teknik, tahun pelaksanaan pengukuran dan satuan wilayah. Data yang dalam bentuk print out atau daftar isian dijilid dalam bentuk buku dan dilengkapi dengan pencatuman orde titik dasar teknik, tahun pelaksanaan dan wilayah. Dalam penyimpanan, disarankan agar data disusun menurut orde dan tahun pelaksanaan serta satuan wilayah.

Tempat penyimpanan data dapat dilakukan di Badan Pertanahan Nasional, Kantor wilayah atau Kantor Pertanahan. Jika pengukuran titik dasar teknik dilaksanakan oleh Badan Pertanahan Nasional maka data ukuran disimpan di Badan Pertanahan Nasional. Jika data dimaksud akan disimpan di Kantor Wilayah/Kantor Pertanahan maka harus dibuatkan berita acara penyerahan data ukuran. Jika pengukuran dilaksanakan oleh Kantor Wilayah maka data disimpan di Kantor Wilayah atau Kantor Pertanahan dengan membuat berita acara penyerahan data ukuran.

A.4. Peta Perencanaan

Selain ketiga hal yang telah dijelaskan di atas peta rencana pemasangan tugu titik dasar teknik juga harus disimpan. Peta rencana ini dapat digunakan apabila di kemudian hari ada penambahan titik dasar teknik yang baru apakah itu berupa penambahan titik dasar teknik orde yang sama atau penambahan titik dasar teknik untuk perapatan. Peta rencana ini pada kantor yang melakukan pengukuran . Peta rencana titik dasar teknik orde 2 dan 3 disimpan pada Badan Pertanahan Nasional dan peta rencana titik dasar teknik orde 4 disimpan pada Kantor Pertanahan.

B. Peta Dasar Pendaftaran

B.1. Peta Dalam bentuk Drafting Film/Sepia atau Peta Foto

Peta dasar pendaftaran dalam bentuk drafting film/diazo/sepia atau peta foto disimpan dalam lemari peta. Lembar peta disusun berdasarkan nomor lembar peta. Karena peta dasar merupakan dokumen yang hanya dipakai pada waktu tertentu saja , maka disarankan agar penyimpanannya tidak disatukan dengan lembar peta yang lain dalam lemari yang sama. Pengambilan lembar peta dasar pendaftaran hanya untuk keperluan yang penting saja. Penyimpanan lembar peta dasar pendaftaran harus disertai dengan peta indeks/peta pembagian lembar .

Dalam rangka penertiban administrasi peta dibuat daftar peta dasar pendaftran. Daftar ini dibuat untuk mendaftarkan semua peta-peta dasar pendaftaran yang ada di Kantor Pertanahan. Daftar peta dasar pendaftaran memuat kolom data-data mengenai lembar, jenis dan skala peta, cakupan desa/kelurahan, asal peta, tahun pembuatan dan keterangan. Daftar peta dasar pendaftaran dibuat dengan menggunakan DI. 311, sesuai passl. 179 ayat 1, 2 dan 3. Pengisian daftar peta pendaftaran adalah seperi di bawah ini.
Bagian atas kanan lembar daftar peta dasar pendaftaran diisi dengan nama kantor lengkap dengan kabupaten atau kotamadya, sedangkan pengisian kolom-kolom adalah sebagai berikut :

a. Kolom 1. diisi sesuai dengan nomor lembar peta yang ada di bagian kanan atas lembar peta
b. Kolom 2. diisi sesaui dengan jenis petanya yaitu peta garis atau peta foto
c. Kolom 3. diisi sesuai dengan skala yang tertulis pada lembar peta
d. Kolom 4. diisi dengan nama-nama desa/kelurahan yang termasuk dalam lembar peta
e. Kolom 5. diisi sesuai dengan pembuatan petanya, apakah dibuat dengan cara fotogrametrik atau terrestrial, atau nama instansi yang mengeluarkan peta tersebut.
f. Kolom 6. diisi sesuai dengan tahun pengeluaran peta
g. Kolom 7. diisi dengan kata “memenuhi” apabila peta tersebut memenuhi menjadi peta pendaftaran, dengan (-) apabila tidak memenuhi menjadi peta pendaftaran
h. Kolom 8. diisi dengan kata “tidak” apabila peta tersebut tidak memenuhi menjadi peta pendaftaran, dengan (-) apabila peta tersebut memenuhi
i. Kolom 9. diisi dengan hal-hal yang dianggap perlu mengenai lembar peta misalnya : “ Sistem lokal“.

Jika peta dasar pendaftaran yang semula dalam sisten koordinat lokal dilakukan Transformasi ke sistem koordinat nasional, dengan cara transformasi koordinat, maka peta semula akan menjadi arsip dan disimpan pada tempat khusus, dan peta hasil transformasi akan menjadi peta dasar pendaftaran. Jika transformasi dilakukan dengan cara placing grade tanpa merubah format lembar peta, maka peta dasar pendaftaran akan tetap berlaku sebagai peta dasar pendaftaran. Dengan adanya transformasi peta tersebut daftar peta dasar pendaftaran harus diperbaiki atau diperbaharui.

B.2. Peta Dasar Dalam Bentuk Dijital

Peta dasar dalam bentuk dijital yang ada disket atau CD ROM disimpan pada tempat yang memenuhi syarat. Setiap disket harus dibuatkan back upnya. Untuk tidak terjadi kekeliruan mengenai isi disktet atau CD ROM maka ditandai dengan label yang dibubuhi dengan penjelasan mengenai isi disket. Penjelasan meliputi isi daripada disket, nama kota yang mewakili wilayah pemetaan, tahun pembuatan dan sistem koordinat petanya. Untuk membedakan dua disket yang isinya sama dituliskan kata asli pada disket asli dan kata back up pada disket back up.

Jika peta dasar pendaftaran mengalami transformasi maka tulisan mengenai sistem koordinat yang ada pada label disket atau CD Rom diganti dengan sistem koordinat TM-3 °. Disket yang berisi hasil transformasi juga harus dibuat back upnya.

B.3. Data Ukuran

Data yang disimpan dalam rangka pembuatan peta dasar pendaftaran bergantung pada proses pembuatan petanya. Dengan metoda fotogrametrik data yang dihasilkan adalah :

1. Film photo
2. Peta indeks jalur terbang
3. Diapostip foto udara
4. Paper print foto udara
5. Hasil aerial triangulasi (hard copy/print out dan soft copy /disket)
6. Peta indeks aerial triangulasi
7. Data hasil ukuran titik kontrol (vertikal dan horizontal)
8. Peta garis dalam bentuk manuskrip
9. Peta Indeks/Pembagian lembar Peta
10. Blow up identifikasi
11. Mosaik (Asli, Paper print, Diapositip, Negatip dan Diazo)
12. Peta Dasar Pendaftaran dalam bentuk drafting film dan sepia
13. Peta Dasar Pendaftaran dalam bentuk digital
14. Peta Dasar Pendaftaran dalam bentuk (Negatip, Paper, Diapositip dan Diazo)

Penyimpanan dan pengelolaan film-film negatif dan foto udara sebagai dokumen negara hasil pemotretan uadara yang dilakukan dalam rangka pengukuran dan pemetaan peta dasar pendaftaran secara fotogrametrikk dilaksakan oleh Badan Pertanahan Nasional sesuai passl. 44 ayat 1. Dokumen dimaksud adalah semua semua data dan material yang disebut di atas kecuali Bolw up identifikasi, mosaik (paper dan diazo), peta pendaftaran dalam bentuk drafting film dan satu set peta dasar pendaftran dalam bentuk sepia serta peta dasar pendaftaran dalam bentuk paper (peta foto). Penggunaan film mengenai negatif dan foto selain untuk keperluan Badan Pertanahan Nasional, memerlukan izin tertulis dari Menteri. Dalam operasional sehari-hari izin tertulis dapat dibuatkan oleh Direktur pengukuran dan Pemetaan.

Data dari pembuatan peta dasar pendaftaran dengan cara pengukuran terrestrial adalah :

1. Data ukuran (DI. 103)
2. Hasil hitungan (DI.104)
3. Peta Manuskrip/Kartiran
4. Peta Dasar Pendaftaran

Keempat data tersebut di atas disimpan di Kantor Pertanahan. Data ukuran dan hasil hitungan yang sudah dijilid disimpan pada tempat yang aman yaitu lemari buku. Setiap data dan hasil hitungan diberi nama, lokasi pemetaan, sistem koordinat yang dipakai dan tahun pembuatan petanya.

B.4. Gambar Ukur

Gambar ukur yang disimpan perdesa setelah dijilid dengan sistem lepas sebanyak 50 (lima puluh ) buah satu jilid, disimpan dalam lemari buku. Setiap gambar ukur dibuatkan nomor gambar ukurnya dengan nomor urut dalam DI. 302 (lihat lampiran 67 ) sesuai pasal. 31 ayat 5. Daftar isian 302 adalah lembar yang memuat permohonan pekerjaan pengukuran yang pengisiannya akan dijelaska seperti dibawah ini. Bagian kanan atas diisi dengan nama Kantor pertanahan dan kolom-kolom diisi sebagai berikut :

a. Kolom 1. diisi sesuai dengan nomor yang ada pada lembar gambar ukur
b. Kolom 2. diisi sesuai dengan tanggal pembuatan gambar ukur
c. Kolom 3. diisi sesuai dengan nama dan alamat sipemohon yang tertulis pada gambar ukur
d. Kolom 4. diisi sesuai dengan jenis hak yang dimohon yaitu hak milik, hak guan usaha dan sebagainya
e. Kolom 5. diisi dengan status bidang tanah yang dimohon yaitu tanah negara atau bukan tanah negara diisi sesuai dengan nomor yang ada pada alas hak yaitu nomor akte atau nomor lainnya jika ada
f. Kolom 6. diisi sesuai dengan nama kelurahan/desa dan kecamatan letak tanah yang dimohon
g. Kolom 7. diisi sesuai dengan luas bidang tanah yang ada pad alas hak
h. Kolom 8. diisi sesuai dengan nomor pada DI 305
i. Kolom 9. diisi dengan nama petugas ukur yang melaksanakan pengukuran bidang tanah
j. Kolom 10. diisi sesuai dengan penerbitan surat ukur
k. Kolom 11. diisi sesuai dengan nomor surat ukur
l. Kolom 12. diisi sesuai dengan luas yang ada pada surat ukur yang didapat dari hasil pengukuran di lapangan
m. Kolom 13. diisi dengan NIB bidang tanah
n. Kolom 14. diisi sesuai dengan nomor urut pada DI 307
o. Kolom 15. diisi apabila ada hal-hal yang perlu misalnya hasil penggabungan dari gambar ukur xxxxxxxxx atau pemisahan dari xxxxxxxx ( tulis nomor gambar ukur asalnya),

Jika bidang tanah yang diukur cukup luas seperti Hak Guna Usaha maka Gambar ukur yang dalam bentuk daftar isian, data, hasil hitungan dan veld werg disatukan menjadi satu berkas. Peta garis/foto, blow up atau citra lainnya yang digunakan sebagai gambar ukur disimpan pada lemari peta yang digunakan khusus penyimpanan arsip gambar ukur dan tidak disatukan dengan peta lain yang berfungsi sebagai peta dasar atau peta pendaftaran.

Gambar ukur bidang tanah yang dibuat karena adanya perubahan data fisik disatukan dalam jilitan yang telah ada atau yang baru dimana letaknya disesuaikan dengan nomor gambar ukurnya. Gambar ukur yang lama tetap berada pada posisi semula, tetapi pada bagian muka lembar gambar ukur harus ditandai dengan cara mencoret silang serta dibubuhi catatan “ Diganti dengan nomor xxxxxx ( tulis nomor gambar ukur yang baru).

Jika gambar ukur berisi lebih dari satu bidang tanah maka yang dicoret adalah nomor bidang yang mengalami perubahan dan pada kolom Keterangan ditulis catatan “ Diganti dengan nomor xxxxxxx (tulis nomor gambar ukur yang baru). Selain lembar gambar ukur DI 107 atau DI 107A, jika ada lembar yang disatukan dengan lembar gambar ukur tersebut seperti salinan peta garis/foto atau blow up juga harus ditandai. Selain gambar ukur, data-data yang berhubungan dengan bidang dimaksud harus dicoret.

D. Peta Bidang Tanah

Peta bidang tanah yang ukurannya sama dengan kertas A3 HVS 80 gram disimpan bersama-sama dengan lembar-lembar risalah pengumuman yaitu DI. 200, 201A, 201B, 202 yang merupakan warkah pendaftaran tanah. Jika peta bidang tanah hanya berisi satu bidang saja (Pendaftaran tanah sporadik ), maka satu risalah bidang tanah disertai dengan satu lemabar peta bidang. Tetapi jika peta bidang berisi beberapa bidang tanah( pendaftaran tanah sistematik ), maka risalah-risalah bidang tanah yang termasuk dalam peta bidang dimaksud disatukan dan disertai dengan satu lembar peta bidang.

E. Peta Pendaftaran Tanah

Setiap lembar peta pendaftaran tanah harus disimpan pada tempat khusus (lemari peta) sesuai pasal 14 ayat 1, disusun berdasarkan nomor lembar peta per satuan wilayah. Peta yang disimpan persatuan wilayah disertai dengan peta indeksnya. Lembar peta pendaftran tanah yang merupakan salinan dari lembar asli ataupun lembar salinan sebelumnya disimpan bersama-sama dengan aslinya.Untuk mengagendakan semua peta pendaftaran tanah yang ada di Kantor Pertanahan dibuat Daftar Peta Pendaftaran Tanah dengan menggunakan daftar isian 311A (lihat lampiran nomor 80 ) sesuai passl. 145 ayat 1. Pengisian kolom pada daftar peta pendaftaran tanah dijelaskan sebagai berikut :

a. Kolom 1. diisi sesuai dengan nomor urut peta pendaftaran tanah yang telah dibuat

b. Kolom 2. diisi dengan nomor lembar peta

c. Kolom 3. diisi dengan skala peta

d. Kolom 4. diisi dengan nomor lembar peta pendaftaran tanah apabila petanya belum dalam sistem nasional

e. Kolom 5. diisi dengan skala peta pendaftaran tanah apabila petanya belum dalam sistem nasional

f. Kolom 6. diisi dengan mencatat semua nama desa/kelurahan yang termasuk dalam lembar bersangkutan

g. Kolom 7. diisi dengan hal-hal yang dianggap perlu misalnya disalin dari lembar nomor xxxxxxxxxx ( tulis nomor lembarnya tempat penyalinannya)

Lembar peta pendafatan tanah yang merupakan turunan dari lembar asli atau lembar turunan sebelumnya dicatat dengan nomor urut sesuai dengan nomor urut yang telah dibuat.

F. Surat Ukur

Setiap surat ukur yang telah diterbitkan dicatat dalam daftar surat ukur yang ditutup setiap akhir bulan. Daftar surat ukur yang memuat data mengenai nomor surat ukur, tanggal penerbitan, luas bidang , NIB, peta pendaftaran tanah, nomor gambar ukur dan keterangan. Daftar surat ukur dimaksud sesuai dengan DI.311B. Pengisian daftar surat ukur adalah sebagai berikut :

a. Kolom 1. diisi sesuai dengan nomor surat ukur bidang tanah
b. Kolom 2. diisi sesuai dengan tanggal diterbitkannya surat ukur
c. Kolom 3. diisi sesuai dengan luas bidang tanah yang tertulis pada surat ukur
d. Kolom 4. diisi sesuai dengan NIB yang tertulis pada surat ukur
e. Kolom 5. diisi sesuai dengan nomor urut pencatatan pada DI.302
f. Kolom 6. diisi sesuai dengan nomor lembar peta dimana bidang tanah digambarkan
g. Kolom 7. disi sesuai dengan nomor dan angka dimana bidang tanah digambarkan
h. Kolom 8. diisi sesuai dengan nomor gambar ukur bidang tanah
i. Kolom 9. diisi dengan hal yang dianngap perlu misalnya hasil penggabungan atau pemecahan atau pemisahan dari surat ukur nomor xxxxxxxxx (tulis nomor asalnya )

Untuk penyimpanannya surat ukur dijild per 50 (lima puluh ) buah surat ukur. Guna mempermudah pencarian apabila diperlukan dan ketertiban administrasi, maka setiap jilidan surat ukur diberi daftar nomor surat ukur yang ada di dalam jilidan tersebut. Jika terjadi penggatian surat ukur, maka surat ukur yang baru disimpan dalam jilidan terakhir, dan surat ukur yang baru tetap berada pada jilidannya tetapi nomor yang tertulis pada daftar seperti dimaksud harus dicoret.

Artikel Terkait